Déléguer des tâches à un prestataire externe vous permet de vous concentrer pleinement sur le cœur de votre métier. Cependant, pour que cette collaboration fonctionne de manière optimale et vous aide à réellement gagner du temps, vous devez mettre en place un processus efficient.

Cependant, pour que cette collaboration fonctionne de manière optimale et vous aide à réellement gagner du temps, vous devez mettre en place un processus efficient.  L’objectif est que le freelance comprenne immédiatement vos besoins pour vous rendre un projet conforme à vos attentes.

Analyser les tâches à déléguer 

Avant de vous débarrasser de certaines tâches, prenez le temps d’analyser celles qui peuvent être confiées à un prestataire. Il est parfois plus rapide d’effectuer soi-même une tâche que de prendre le temps de l’expliquer à un freelance… 

Les missions à déléguer doivent concerner des actions répétitives, des missions pour lesquelles vous n’avez aucune compétence ou les tâches chronophages, sans valeur ajoutée pour votre entreprise.

Créer un cahier des charges 

Selon la nature des tâches à déléguer, vous devez être précis sur vos attentes. Si vous souhaitez confier un projet complexe et important à un freelance (réalisation de site internet, création d’une charte graphique, développement d’une application mobile…), vous devrez élaborer un cahier des charges détaillé. Celui-ci doit permettre au prestataire de s’imprégner entièrement de vos besoins et cadrer la nature de sa prestation.

Concernant des tâches plus « simples », comme la rédaction d’un texte, la réécriture de meta-description ou la création de visuels pour les réseaux sociaux, le briefing peut être allégé.

Il nécessitera tout de même une description de la cible, des règles à respecter et de vos attentes, mais de manière plus concise.  Si vous ne savez pas comment vous y prendre, le site web guidescomparatifs.com propose des modèles de cahier des charges gratuitement. Trouver le freelance idéal  Il est temps de poster votre annonce sur Codeur pour recevoir de nombreux devis.

Dans le descriptif de la mission, n’oubliez pas de préciser les grandes lignes de votre cahier des charges, que les prestataires puissent évaluer la mission au juste prix.

Cela évite les mauvaises surprises par la suite ! 

Lorsque vous aurez reçu plusieurs offres commerciales, prenez le temps d’étudier les profils et pas uniquement les tarifs. Vous avez un budget, certes, mais la qualité d’un freelance détermine la qualité du projet final. Le but est de trouver un prestataire capable de comprendre vos besoins rapidement et de vous rendre un projet correct du premier coup.  Prenez donc le temps d’effectuer une recherche Google sur les indépendants qui répondent. Consultez aussi leur profil sur Codeur pour connaître les avis de leurs précédents clients.

Vous pouvez aussi contacter par téléphone les freelances qui semblent convenir. 

Ces précautions vous aideront à évaluer le rapport qualité/prix des offres reçues pour choisir le meilleur prestataire. Impliquer pleinement le freelance dans votre projet  Plus la mission déléguée est importante, plus il est recommandé d’impliquer le freelance dans votre entreprise. Présentez-le officiellement à vos collaborateurs et mettez-le en contact avec les personnes qui pourront l’épauler et l’aider dans la réalisation de sa tâche.  N’hésitez pas à le tenir informé des évolutions de votre projet.

Plus il sera imprégné de votre culture d’entreprise, plus il comprendra vos besoins.

Cette implication agira aussi sur sa motivation ! Effectuer régulièrement des vérifications  Même si vous pensez avoir trouvé la perle rare, accompagnez-le dans sa mission. Surtout au début ! Faites régulièrement des débriefings et vérifiez l’avancée du projet. Si le freelance dérive un peu du cahier des charges, vous pourrez corriger l’incompréhension rapidement.

Lorsque le prestataire semble avoir parfaitement cerné ses tâches, vous pourrez lui laisser plus d’autonomie. 

Travailler avec un ou plusieurs freelances est un passage souvent obligé lorsque son activité grandit. Cette méthode permet de trouver rapidement un profil flexible pour ses besoins.

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